Gestión documental en la empresa

Una de las áreas más complejas para cualquier empresa consiste en la gestión eficiente de la documentación. Es impresionante la cantidad de información documental  que generamos, recibimos y almacenamos, desde facturas y contratos con clientes, nóminas de empleados y cualquier otro tipo de documento necesario para cumplir con las leyes y normativas legales. Las nuevas tecnologías facilitan el tratamiento y almacenamiento de datos, y llegan a tiempo, porque cada vez se genera más y más documentación para la que es necesario un tratamiento cada vez más riguroso.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Es un conjunto de procesos que se optimizan para facilitar la organización de la documentación. Si estos procesos se implementan correctamente, el ahorro en recursos y tiempo dedicado a la administración de la documentación es enorme para la empresa.

Software de gestión documental

Como para todos los procesos de negocio, para la gestión documental, se han diseñado distintos programas informáticos que hacen más sencilla y eficaz la organización de la documentación.

Lo más habitual es encontrarnos con software de amplio espectro, es decir, válidos para cualquier organización, pero también podemos disponer de un software específico para nuestra empresa. En R2 mantenimiento informática por ejemplo, se han especializado en el diseño de software de gestion documental específico para PYMES. Disponen de varias soluciones, algunas inespecíficas y otras realizadas a medida de las necesidades de gestión documental de cada empresa.

¿Cómo se implanta un sistema de gestión documental?

Lógicamente, lo primero y más importante es estudiar las necesidades que tiene la empresa sobre la que se va a implantar el sistema. A partir de aquí, en casi todas las ocasiones, la implantación del sistema de gestión documental requiere de las siguientes actuaciones:

  • Digitalizar los documentos y organizarlos:

Hoy en día, el almacenamiento de los documentos requiere la digitalización previa. Un correcto indexado para poder encontrar la documentación con facilidad es prioritario para el correcto funcionamiento del sistema de gestión.

  • Integración con el sistema de gestión de la empresa:

Lo más habitual cuando se implanta un sistema de gestión documental es que esté perfectamente integrado dentro del sistema de gestión de procesos de la propia empresa y con otras áreas como son la organización de facturas, pedidos y contratos. Son lo que se denominan soluciones integrales de gestión empresarial.

  • Optimización de flujos de trabajo:

Cada vez son más conocidos conceptos relacionados con workflow (flujos de trabajo) y bpm (business process management). La optimización de los flujos de trabajo mediante diagramas de procesos es una necesidad creciente cada día en la empresa moderna, y por supuesto, importantísimo tenerlos en cuenta a la hora de implantar el sistema de gestión documental.

No tiene nada que ver una empresa en la que una persona se encarga de todas las labores administrativas que una PYME con varios departamentos y funciones divididas entre múltiples profesionales. El sistema de gestión documental debe impedir la duplicidad de documentación entre los distintos departamentos y el acceso rápido a la información con un código claro para todos.

Este blog está más enfocado a emprendedores y autónomos que a las grandes empresas, pero eso no quiere decir que no debas implantar un sistema de gestión documental para tu trabajo diario. La correcta organización de la documentación, al menos con códigos adecuados y en carpetas de fácil interpretación, te ahorrarán muchos disgustos, tiempo y te aportarán tranquilidad con esa área un tanto engorrosa de la gestión de la información de tu empresa
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