Una de las áreas más complejas para
cualquier empresa consiste en la gestión eficiente de la documentación. Es
impresionante la cantidad de información documental que generamos, recibimos y almacenamos, desde facturas y contratos con clientes, nóminas de empleados y cualquier otro tipo de documento necesario para cumplir con las leyes y normativas legales. Las nuevas
tecnologías facilitan el tratamiento y almacenamiento de datos, y llegan a
tiempo, porque cada vez se genera más y más documentación para la que es
necesario un tratamiento cada vez más riguroso.
¿Qué
es un sistema de gestión documental?
Es un conjunto de procesos que se
optimizan para facilitar la organización de la documentación. Si estos procesos
se implementan correctamente, el ahorro en recursos y tiempo dedicado a la
administración de la documentación es enorme para la empresa.
Software
de gestión documental
Como para todos los procesos de
negocio, para la gestión documental, se han diseñado distintos programas informáticos
que hacen más sencilla y eficaz la organización de la documentación.
Lo más habitual es encontrarnos con
software de amplio espectro, es decir, válidos para cualquier organización,
pero también podemos disponer de un software específico para nuestra empresa.
En R2 Sistemas por ejemplo, se han especializado en el diseño
de software para implementación de un sistema de gestion documental específico para PYMES. Disponen de varias
soluciones, algunas inespecíficas y otras realizadas a medida de las
necesidades de gestión documental de cada empresa.
¿Cómo
se implanta un sistema de gestión documental?
Lógicamente, lo primero y más
importante es estudiar las necesidades que tiene la empresa sobre la que se va
a implantar el sistema. A partir de aquí, en casi todas las ocasiones, la
implantación del sistema de gestión documental requiere de las siguientes
actuaciones:
- Digitalizar los documentos y organizarlos:
Hoy en día, el
almacenamiento de los documentos requiere la digitalización previa. Un correcto
indexado para poder encontrar la documentación con facilidad es prioritario
para el correcto funcionamiento del sistema de gestión.
- Integración con el sistema de gestión de la empresa:
Lo más habitual cuando se
implanta un sistema de gestión documental es que esté perfectamente integrado
dentro del sistema de gestión de procesos de la propia empresa y con otras
áreas como son la organización de facturas, pedidos y contratos. Son lo que se
denominan soluciones integrales de gestión empresarial.
- Optimización de flujos de trabajo:
Cada vez son más conocidos
conceptos relacionados con workflow (flujos de trabajo) y bpm (business process
management). La optimización de los flujos de trabajo mediante diagramas de procesos
es una necesidad creciente cada día en la empresa moderna, y por supuesto,
importantísimo tenerlos en cuenta a la hora de implantar el sistema de gestión
documental.
No tiene nada que ver una
empresa en la que una persona se encarga de todas las labores administrativas
que una PYME con varios departamentos y funciones divididas entre múltiples
profesionales. El sistema de gestión documental debe impedir la duplicidad de
documentación entre los distintos departamentos y el acceso rápido a la
información con un código claro para todos.
Este blog está más enfocado a emprendedores y autónomos que a las grandes empresas, pero eso no quiere decir que no debas implantar un sistema de gestión documental para tu trabajo diario. La correcta organización de la documentación, al menos con códigos adecuados y en carpetas de fácil interpretación, te ahorrarán muchos disgustos, tiempo y te aportarán tranquilidad con esa área un tanto engorrosa de la gestión de la información de tu empresa
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